A. Einleitung
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen erläutern wir, die xbAV AG, Martin-Greif-Straße 1, 80336 München, welche personenbezogenen Daten wir über Sie als Nutzer erheben, wenn Sie uns auf unserer Website https://www.hdibav.net besuchen und den bAV-Manager, unsere Online-Anwendung zur Verwaltung Ihrer betrieblichen Altersversorgung, nutzen.
Als xbAV AG stellen wir dort Unternehmen, die den Registrierungsprozess für den bAV-Manager vollständig durchgeführt haben („Arbeitgeber“), eine Plattform zur Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung ihrer Beschäftigten zur Verfügung. Arbeitgeber können Arbeitgeber-Benutzerkonten mit abgestuften Handlungsberechtigungen einrichten (Administratoren-, Schreibrechte- oder Leserechte-Benutzerkonten). Die Handlungsberechtigungen der niedrigeren Stufe sind in der jeweils höheren Stufe inbegriffen. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, im bAV-Manager die Versicherungsverträge und weitere Dokumente bezüglich der betrieblichen Altersversorgung ihrer Beschäftigten zu archivieren und ihre über den bAV- Manager angestoßene Geschäftsvorfälle einzusehen („Digitaler Aktenschrank“). Über Administratoren- und Schreibrechte- Benutzerkonten können zudem wesentliche Geschäftsvorfälle der bAV abgewickelt werden.
Zusätzlich bieten wir Arbeitgebern die Möglichkeit an, einem Freigabe-Empfänger (ein anderer Arbeitgeber oder Dienstleister), der sich ebenfalls ein Benutzerkonto eingerichtet und den Registrierungsprozess erfolgreich durchlaufen hat, die Verwaltung seiner bAV-Versicherungsverträge freizuschalten (Schreib- oder Leserechte-Benutzerkonten für Freigabe-Empfänger).
Versicherungsvermittler haben ebenfalls die Möglichkeit, sich für den bAV-Manager zu registrieren („Vermittler“) und sich ein eigenes Benutzerkonto einzurichten („Vermittler-Benutzerkonto“). Nach Abschluss des Registrierungsprozesses können Arbeitgeber über ein Administrator-Benutzerkonto einen Vermittler freischalten, sodass dieser über sein Vermittler- Benutzerkonto im digitalen Aktenschrank ebenfalls Leserechte erhält.
Wir, die xbAV AG und ihre Beschäftigten, betrachten den Datenschutz als essentiellen Bestandteil geschäftlichen Handelns. Wir unterliegen den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), den Regelungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG), den Regelungen des Telemediengesetzes (TMG) sowie weiteren datenschutzrechtlichen Regelungen. Zum Schutz der Daten, zur Gewährleistung transparenter Abläufe und zur Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften haben wir die hierfür erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen.
B. Ihr Ansprechpartner zum Thema Datenschutz
Als zentraler Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter (DSB) Konstantin Pflüger unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:
xbAV AG
VERTRAULICH / PERSÖNLICH
Herrn Konstantin Pflüger
Martin-Greif-Straße 1
80336 München
E-Mail: datenschutz@xbav.de
Wir bitten Sie, folgende wichtigen Hinweise zum Empfang von E-Mails zu beachten:
Der Empfang von E-Mails kann aus technischen oder betrieblichen Gründen in Ausnahmefällen gestört sein. Bitte stellen Sie sicher, dass zeitkritische Nachrichten zusätzlich auf dem Postweg oder via Telefax übermittelt werden. Bitte bedenken Sie, dass die Kommunikation per E-Mail grundlegend unsicher ist, da die Möglichkeit der Kenntnisnahme und Manipulation durch Dritte besteht. Es ist empfehlenswert, keine vertraulichen Daten unverschlüsselt per E-Mail zu übermitteln.
C. Liste der Unterauftragnehmer für das Portal bAV Manager
Dabei handelt es sich um nachfolgende Unternehmen:
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Hetzner Online AG |
Hosting Unternehmen |
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Industriestr. 25 |
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91710 Gunzenhausen |
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Tel.: 09831 505-0 |
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Fax: 09831 505-3 |
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E-Mail: info@hetzner.de |
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Registergericht Ansbach, HRB 3204 // USt-Id Nr. DE 812871812 |
| 2. |
Reisswolf Bayern |
Aktenvernichter – Entsorgungsfachbetrieb |
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Akten- und Datenvernichtungs GmbH |
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Gutenbergstraße 23 |
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85748 Garching – München |
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Tel.: +49 (0) 89/5 52 73 35-0 |
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Fax: +49 (0) 89/5 52 73 35-50 |
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Handelsregister Augsburg HRB-Nr. 10622 // UST.-Id Nr.: DE 127 495 424 |
D. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten
Auf Grundlage unserer Allgemeinen Nutzungsbedingungen für Arbeitgeber, der Vereinbarung zur Verarbeitung von Daten im Auftrag (ADV), des Freischaltungsauftrags sowie der Nutzungsbedingungen für Dienstleister und Vermittler werden wir die personenbezogenen Daten von versicherten Personen, Arbeitgebern, Dienstleistern und Vermittlern zur Durchführung des bestehenden Nutzungsverhältnisses bezüglich des bAV-Managers oder in den Grenzen einer von Ihnen gegebenen Einwilligung erheben, verarbeiten und nutzen.
Die Datenverarbeitung erfolgt dabei insbesondere bezüglich der im bAV-Manager hinterlegten bAV- Versicherungsverträge und sonstigen Dokumente betreffend die betriebliche Altersversorgung der Arbeitgeber und bezüglich der Geschäftsvorfälle, die Arbeitgeber und Dienstleister über den bAV-Manager anstoßen. Weiter werden - bereits ab Beginn einer Benutzerkonto-Registrierung eines Arbeitgebers, Dienstleisters oder Vermittlers - die Daten der Nutzerprofile verarbeitet. Unter Beachtung des Grundsatzes der Datenvermeidung und Datensparsamkeit werden wir, die xbAV AG, dabei nur diejenigen Daten verarbeiten, die zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich sind. Personenbezogene Daten in anonymisierter Form werden wir, die xbAV AG, außerdem zur Erstellung von Auswertungen und Statistiken nutzen. Ein Personenbezug kann dabei nicht hergestellt werden.
Daneben informieren wir Sie in unregelmäßigen Abständen über weitere ähnliche Features und Dienstleistungen des Portals. Dieser Verwendung Ihrer Daten können Sie jederzeit durch formlose Benachrichtigung (siehe Absatz VII. für Kontaktdaten) widersprechen.
Soweit personenbezogene Daten nicht oder nicht ausschließlich zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich sind, werden wir vor Datenverarbeitung Ihre Einwilligung einholen, insbesondere bei besonderen Ereignissen, neuen Entwicklungen oder Werbeaktionen.
Weiter holen wir von Ihnen als Arbeitgeber eine Einwilligung ein, um die Versicherungsunternehmen, bei denen Sie als Arbeitgeber bAV-Versicherungsverträge haben, über Ihren Registrierungsprozess zu informieren und diese Versicherungsunternehmen auch bei der Leistung von Support Ihnen gegenüber einzubeziehen.
Eine einmal von Ihnen erklärte Einwilligung können sie jederzeit formlos per Email oder telefonisch gegenüber einem unserer Mitarbeiter widerrufen (siehe Absatz VII.).
E. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Fall einer Arbeitgeber-Registrierung durch HDI- Mitarbeiter
Sofern Sie als Arbeitgeber die HDI Vertriebs AG mit der Durchführung des Registrierungsprozesses beauftragt haben, können Sie sich gerne jederzeit hinsichtlich Ihrer Rechte auf Auskunft bzgl. Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit an die folgende Stelle wenden:
unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:
Talanx AG
Group Data Protection
Riethorst 2
30659 Hannover
E-Mail: privacy@talanx.com
II. Sicherheit
Personenbezogene Daten werden, soweit möglich, verschlüsselt übermittelt. Verschlüsselt übermittelt werden die Daten insbesondere über die Website https://www.hdibav.net, auf der Applikationsebene sowie innerhalb der Produktionsumgebung bei Unterauftragnehmern. Die Übermittlung erfolgt dabei über HTTPS. Die Verschlüsselung der personenbezogenen Daten erfolgt durchgängig verschlüsselt mit AES-256 und 256-bit-Schlüssel.
III. Speicherung der Daten
Alle an die xbAV AG über die Plattform bAV-Manager übermittelten Daten (bspw. über die Plattform hochgeladene PDF-, CSV- oder Excel-Dateien, Änderung oder Hinzufügung von personenbezogenen Daten zu bAV-Versicherungsverträgen u.a.) werden sowohl auf der Plattform bAV-Manager als auch im Server-System der xbAV AG mit einem Zeitstempel versehen.
IV. Löschen der Daten
Die durch uns, die xbAV AG, erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten können Sie jederzeit löschen lassen. Personenbezogene Daten, für die eine gesetzliche oder haftungsrechtliche Aufbewahrungsfrist besteht, werden erst nach Fristablauf gelöscht. Zu Datensicherungszwecken erstellen wir, die xbAV AG, täglich vollständige Kopien der erhobenen und gespeicherten Daten. Diese Kopien werden verschlüsselt 13 Wochen gespeichert. Sollte aus technischen Gründen eine Löschung nicht möglich sein, werden personenbezogene Daten zur Wahrung der Historie anonymisiert verarbeitet. Sollte ein Löschbegehren ausgesprochen worden sein, kann es dazu kommen, dass die Verwaltung der diesem Datensatz zugehörigen bAV-Versicherungsverträge nicht mehr möglich ist. Für daraus resultierende Fehler kann keine Verantwortung übernommen werden. Sollte aus Verfahrensgründen eine Löschung unmöglich sein, tritt eine Sperrung in Kraft.
V. Serverprotokoll
Daten, die Ihr Internetbrowser an unseren Server übermittelt, werden in einem Logfile gespeichert und elektronisch ausgewertet. Die gespeicherten Daten sind nicht mit einem Benutzerprofil verbunden und lassen nur mit erheblichem Aufwand Rückschlüsse auf den Nutzer zu. Die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt oder abgeglichen und nur für Zugriffsstatistiken, d.h. Nutzungsverhalten und Browserverwendung, sowie zur Fehlerprotokollierung verwendet. Die Löschung der Daten erfolgt automatisiert spätestens nach 30 Tagen. Im Rahmen der Datensicherung bleiben Daten 13 Wochen gespeichert.
VI. Übermittlung von personenbezogenen Daten
Eine Übermittlung personenbezogener Daten durch uns, die xbAV AG, über die Plattform erfolgt ausschließlich an Versicherungsgesellschaften, mit denen ein Arbeitgeber zum Zwecke der Erfüllung der dem bAV-Manager zugrunde liegenden Dienstleistung oder an Nutzer, die vom Arbeitgeber selbst freigegeben wurden (andere Arbeitgeber, Vermittler, Dienstleister) zusammenarbeitet oder zusammenzuarbeiten beabsichtigt.
VII. Auskunft zu und Löschen, Verändern oder Sperren personenbezogener Daten
Für Anfragen zur Haltung, Umfang oder Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten, bzw. zum Zwecke der Löschung – soweit nach gesetzlichen Vorgaben möglich -, Sperrung oder Änderung, stehen wir, die xbAV AG, Ihnen unter der E-Mail-Adresse
datenschutz@xbav.de sowie unter der Telefonnummer 089 / 2000 1750
jederzeit sehr gerne zur Verfügung. Für jede genannte Form des Datenumgangs haben Sie selbstverständlich auch die Möglichkeit, die jeweilige Datenschutzaufsichtsbehörde für Kritik und Feedback zu kontaktieren.
F. Schlussbemerkung
Wir, die xbAV AG, möchten Ihnen mit den vorliegenden Hinweisen offen und transparent den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten darlegen. Da nahezu alles einem Wandel unterliegt, können sich Änderungen an unseren Prozessen auch auf den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten auswirken. Sollte dies der Fall sein, werden wir dies an dieser Stelle unverzüglich dokumentieren.
